Personalentwicklung

10 Erfolgsfaktoren für gute Informationsveranstaltungen

Bei Informationsveranstaltungen gibt es zahlreiche Erfolgsfaktoren, die über das Gelingen entscheiden. Sie reichen von Organisatorischem über Didaktik bis zur Erfolgskontrolle. Als für die Praxis relevant haben sich folgende Punkte herausgestellt.

Einladung
Weisen Sie schon in der Einladung ausführlich auf das Thema, den Grund, die Traktanden, das Ziel, die Referenten, die Teilnehmer und den ungefähren Zeitrahmen hin. Vor allem der Hintergrund der Informationsveranstaltung und die Betroffenheit und Auswirkung sollten in einer solchen Einladung auch enthalten sein.

Traktanden
Zu Beginn jeder Informationsveranstaltung sollten die Traktanden kurz vorgestellt und kommentiert und allfällig zum Zug kommende Referenten vorgestellt werden. Am Schluss einer solchen Traktandenvorstellung sollte das Ziel der Informationsveranstaltung und das Involvement der Teilnehmer nochmals kurz zusammengefasst werden.

Bezugsgruppen
Es kann berechtigt sein, zwei bis drei Informationsveranstaltungen für unterschiedliche Mitarbeitergruppen abzuhalten, um individueller, fachspezifischer oder hintergrundgerechter auf eine Problematik oder einen Informationsgegenstand eingehen zu können. Solche Mitarbeitersegmente können Kaderleute, Experten, kaufmännisches und technisches Personal und Regional- oder Landes-Niederlassungen sein.

Vorinformation
Sehr empfehlenswert können Vorabinformati-onen sein, welche eine erste Grundlage für das Verständnis oder die Sensibilisierung bilden können. Dies kann ein Beitrag in einer Mitarbeiter-zeitschrift, ein vier bis fünfseitiges Wordattachment per E-Mail oder eine Vorabinformation, welche vom Linienvorgesetzten bezüglich Auswirkungen auf die Abteilungen vorgenommen wird, sein.

Kürzungen
Häufig müssen die Präsentationen aus Zeitgründen gekürzt werden. Achten Sie bei allen Kürzungen darauf, dass die Haupttraktanden und Kernaussagen erhalten bleiben; nehmen Sie Inhalte heraus, die zu tief ins Detail gehen und/oder zu viel Erklärungszeit erfordern, ohne zu grundlegenden Einsichten zu führen.

Aufnahme
Auch auf die Informationsvermittlung und -aufbereitung sollten Sie das Augenmerk richten. Es gibt Mitarbeiter, welche Informationsaufnahme visuell, auditiv oder kinästhetisch aufnehmen oder Gelesenes dem Gehörten vorziehen oder anschliessende vertiefende oder komprimierte Informationen bevorzugen.

Medieneinsatz
Der Einsatz möglichst unterschiedlicher Medien garantiert Abwechslung und Spannung und wirkt sich auch auf den obigen Punkt aus. Dies können sein: Flipcharts, Folien, Handouts, Beamer, Zahlen und Grafiken, Videokurzfilme, Website-Beispiele, Tonaufzeichnungen, Statements und Meinungen der Teilnehmer, aktuelle Umfrage- oder Forschungsergebnisse, aktuelle Medien- und Fachberichte, Gastreferent, Mitarbeiter-Erfahrungsbericht usw.

Themenbrisanz
Widerstehen Sie der Versuchung, Punkte deshalb zu streichen, weil sie zu brisant oder kontrovers sind. Die Glaubwürdigkeit eines Kommunikations- und Informationsversprechens – und damit Ihre eigene – hängt daran, dass gerade die brisanten Inhalte offen kommuniziert werden und Polemik nicht gescheut wird. Gewöhnlich sickert es schnell durch, wenn Präsentationen zensiert oder entschärft wurden. Und dann ist das Vertrauen in eine offene und kritische Kommunikation dahin.

Summarizing
Ein anschliessendes Protokoll oder eine Zusammenfassung der wichtigsten Punkte einer Informationsveranstaltung ist ein besonderer Service, der geschätzt wird und die Behaltensquote und Relevanz des Informationsgegenstandes zusätzlich erhöht.

Erfolgskontrolle
Eine Erfolgskontrolle kann, je nach Bedeutung der Informationsveranstaltung, aufschlussreich sein. Mögliche Fragen: Sind die Informationen verstanden worden, welche Fragen blieben offen, was wurde behalten, welche Informationsmethode kam gut an, was müsste ein Followup enthalten, was überzeugte besonders und was weniger gut usw.


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