Personalgewinnung

Personalrekrutierung: Das Telefoninterview zur Vorselektion

Ein Tele­fon­interview mit gezielten Fragen bietet in der Personalrekrutierung eine gute Mög­lichkeit, Informationslücken zu schliessen oder ungeeignete Bewerber auszuschliessen und damit mehr Zeit für die aussichtsreichsten Kandidaten zu haben.

Telefoninterviews sind eine empfehlenswerte weil zeitsparende Methode zur Vorselektion. Im Vordergrund stehen dabei die Abklärung von unabdingbaren Must-Anforderungen, die Kommunikationsfähigkeiten und einen ersten Eindruck.

Besonders emp­feh­lens­wert sind Tele­fon­in­ter­views naheliegenderweise bei Bewer­bern für Stellen in Call Centers, im Verkauf oder anderen Kundenberatungsfunktionen. Ei­n Tele­foninterview-Leit­fa­den hilft, ein Interview strukturiert und standardisiert zu führen, die wesentlichen Fragen zu stellen und die Interviews dadurch vergleich- und auswertbar zu machen.

Ein Telefoninterview kann zwar spontan erfolgen, sollte aber in der Regel fairerweise angekündigt und der Grund für den Anruf dann kurz genannt werden. Dazu gehören auch Informationen zum Ablauf und Sinn und Zwck des Gespräches und zur Zeit­dauer, die in der Regel je nach offenen Fragen und Position und Funktion 15-30 Minuten und acht bis zwölf Fragen umfasst.

Mögliche Themenbereiche von Telefoninterviews
Es sollten
tendenziell kurze, eher einfache und in wenigen Sätzen zu beantwortende
Fragen sein, wobei ein bis zwei Schilderungs- oder Beispielsfragen
aber enthalten sein können. Empfehlenswert ist auch, Bewerber dazu
anzuhalten, sich in den Antworten kurz zu fassen, also beispielsweise
die Berufserfahrung in drei bis vier Sätzen zusammenzufassen.  

  • Motivation und Grund der Bewerbung
  • Abklärung der Kernanforderungen
  • Fachkompetenzen und Erfahrungen
  • Kritische Themen wie Gehalt, Stellenantritt u.ä.
  • Fragen zum Lebenslauf und zu Arbeitszeugnissen
  • Sozialkompetenzen und Kommunikation
  • Erster grober Eindruck von Fremdsprachenkenntnissen

Da die soziale Kompetenz am Telefon nur in groben Zügen erkundet werden kann, ist im Telefoninterview der Abklärung der fachlichen Kompetenz mehr Gewicht zu geben. Es kann fair und für beide Seiten hilfreich sein, im Falle von persönlichen Folgeinterviews wichtige Themen und offene Fragen zu nennen, auf die sich der Kandidat dann vorbereiten kann.

Beispiele von Telefoninterview-Fragen 
Beispiele von Fragenarten und Themen, die sich in der Praxis bewährt haben sind beispielsweise:

 

  • Was gab den Ausschlag zu Ihrer Bewerbung für unsere Stelle?
  • Könnten Sie mir zur Lebenslauf-Information „Punkt XY“ noch etwas mehr sagen?
  • In welchen anderen Stellen konnten Sie die für uns wichtigen „Kernkompetenzen A und B“ anwenden?
  • Welche offenen Fragen haben Sie zur Stelle und den Aufgaben?
  • Im Arbeitszeugnis XY wird der Leistungsbereich XY nur am Rande erwähnt. Weshalb?
  • Welche Führungsstärken haben Sie – und wo können Sie sich möglicherweise noch verbessern?
  • Weshalb meinen Sie, wären Sie für uns der/die Richtige?
  • Können Sie mir Ihre bisherige berufliche Laufbahn kurz zusammenfassen?
  • Wie beschreiben Sie sich selbst und was ist für Sie typisch?
  • Welche Ihrer Kompetenzen erachten Sie für unsere Stelle als besonders wertvoll?

Verhaltensweisen der Bewerber
Insbesondere für eher gehemmte, nervöse Bewerber kann ein Telefoninterview einen befreienden Charakter haben und auch beim Interviewer durch den fehlenden ersten Face-to-Face-Kontakt ein Gesamtbild objektivieren helfen. Folgende Verhaltensweisen des Bewerbers sollten dabei besonders beachtet werden:

  • Hat sich der Kandidat auf das Interview vorbereitet und deutet vieles darauf hin, dass er sich in einer ungestörten Umgebung aufhält und konzentriert antwortet?
  • Hat er das Bewerberdossier zur Hand und kann zu Lebenslauffragen entsprechend schnell und präzise antworten?
  • Erweist er sich als guter und aufmerksamer Zuhörer, ist er kommunikativ, fällt er dem Interviewer nicht ins Wort und ist er mit Fragen zurückhaltend?
  • Sind die Fragen, die er allenfalls stellt, wesentlich, lassen sie auf eine gute Motivation und Interessenintensität schliessen und betreffen sie nicht zu schnell Gehalt oder Arbeitszeiten?
  • Die Stimme wirkt oft wie ein Lächeln am Telefon und vervollständigt oft unbewusst ein Gesamtbild und Sympathie. Verfügt der Bewerber über eine angenehme Stimme und wirkt diese ruhig und entspannt und spricht er deutlich und verständlich?

Kommunikation am Telefon kann gerade wegen der wegfallenden persönlichen Faktoren wie Auftreten, Aussehen, Körpersprache, Ausstrahlung, d.h. durch die Beschränkung auf Stimme und Verbales dennoch sehr aufschlussreich sein. Sinnvoll können auch Kombinationen mit E-Assessment- oder Online-Vorselektions-Tools sein, um offene Fragen zu klären, gewisse Aspekte zu vertiefen oder kritische Ergebnisse zu erörtern. Anschliessend an ein Telefon-Interview kann ein E-Assessment auch ausdrücklich empfohlen oder unter Umständen begleitet werden.

Stimme, Formulierungen, Sprechpausen und Sprechtempo können mitunter recht aufschlussreich sein und Verhaltensdetails wie spontanes Lachen, unterschwelliger Humor oder ein besonderer Charm stark, d.h. auf andere und deshalb interessante Weise zum Ausdruck kommen.

Telefoninterviews können dazu verführen, vor­schnel­le Zusa­gen zu machen oder Ein­la­dun­gen zu Folgeinterviews auszusprechen. Dies sollte jedoch erst nach allen Tele­fon­in­ter­views und deren Auswertung und sorgfältigen Vergleichen geschehen.


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